Dans la relation traditionnelle entre les banques et les entreprises, les banques jouent deux rôles :
- Fournir la ressource de base tous les besoins de l’entreprise — finances
- Permettre le transfert de fonds d’un point à un autre — paiements
Ce que les banques fournissent dans chacune de ces activités n’a pas beaucoup changé au fil du temps. Par conséquent, les entreprises ont accepté qu’il existe des limites intrinsèques à ce que les banques peuvent faire pour elles.
Mais récemment, les start-ups FinTech ont commencé à proposer des solutions de rechange plus efficaces au financement des banques. Des entreprises comme Funding Circle, Iwoca, Satago et Credimi offrent des solutions flexibles et agiles qui se sont révélées attrayantes pour les entreprises. Il est trop tôt pour dire si les entreprises vont jamais migrer complètement des banques vers des acteurs plus innovants, mais il y a eu un changement dans le marché.
Il y a eu moins de transformation des paiements, ce qui, pour la plupart des entreprises, représente encore un goulot d’étranglement dans leurs processus.
Ce que font les banques aujourd’hui est simple : elles transfèrent des fonds d’un compte à l’autre. Pour que les entreprises fassent un paiement, la banque fournit d’abord un compte. Ensuite, la banque déplace et suit les fonds du compte de l’entreprise vers le compte d’un fournisseur. Ce mécanisme simple décrit presque toutes les transactions.
Une fois le paiement effectué et que l’entreprise souhaite transformer ce paiement en une dépense dans son P&L, des renseignements supplémentaires sont nécessaires. Connaître le contexte de l’achat est nécessaire pour justifier les dépenses comptables. Mais cela n’est pas considéré comme faisant partie de leur mission par les banques ; elles ont décidé qu’aider les entreprises à fournir ces informations ne relèvent pas de leur compétence.
Trop peu d’informations
Il y a plus de dépenses qu’une ligne dans un relevé. Mais les banques d’information fournissent après achat est mince sur le terrain. Examinons quelques méthodes de paiement et les données généralement présentes :
- Virements bancaires : Généralement classés en fonction de ce qui est utile pour la banque, ils ont (au mieux) une courte ligne de texte pour expliquer et les contreparties ne sont que des numéros de compte.
- Paiements par carte de crédit ou de débit : Normalement, avec une brève description du fournisseur (souvent cryptique ou sans rapport avec le nom commercial du client), la date et le montant.
Dans les deux cas, les informations associées au paiement ne sont pas suffisantes pour réserver correctement une dépense. La dépense nécessite l’ajout de données riches, y compris, mais sans s’y limiter, le type de dépense basé sur les principes comptables et la catégorie selon les critères de classification de l’entreprise, une preuve de paiement, des informations détaillées sur le fournisseur et d’autres notes à l’appui de la gestion interne. Le dossier des dépenses demeure incomplet, et les tâches manuelles attendent l’employé et le back-office administratif de l’entreprise.
Considérons l’un des plus communs vel dépenses. Dans un scénario typique, un employé voyageur paie avec une carte. Dans ce cas, disons que c’est pour le dîner avec un client et un collègue le 15 juillet.
Après paiement, le compte du commerçant reçoit un virement. Le relevé de carte de crédit enregistre une transaction. À la fin du mois, le fournisseur de crédit débite le compte bancaire de l’entreprise.
Mais pour comptabiliser correctement cette dépense, l’employé devra :
- Gardez un reçu dans son portefeuille pendant deux semaines
- Écrivez la raison du dîner et les participants sur le dos du reçu
- Transférer ces informations manuellement dans un formulaire de note de frais à la fin du mois
- Inclure le reçu dans une enveloppe
- Livrez tout à l’équipe comptable
À son tour, l’équipe comptable devra :
- Prenez le formulaire avec les données
- Valider que l’achat est conforme aux politiques
- Vérifiez que toutes les informations supplémentaires demandées sont présentes
- Transférer les informations au système comptable
L’ employé qui a payé ajoute habituellement ces renseignements essentiels sur les dépenses plusieurs jours après le paiement. Outre les erreurs possibles, les données sont dans un format qui ne s’intègre pas facilement aux processus métiers en aval, ce qui signifie encore plus de travail manuel pour les administrateurs.
Il est facile de voir comment ces inefficacités pourraient être évitées ou atténuées — capturer les bonnes informations au moment de l’achat, automatiser la classification autant que possible sur la base des données contextuelles disponibles et rendre les données disponibles dans un format qui favorise l’automatisation tout au long du processus.
Il y a une raison parfaitement compréhensible derrière ces omissions. Les systèmes bancaires ont été conçus à une époque où les capacités de traitement, de stockage et de communication étaient très importantes, de sorte qu’ils devaient se concentrer sur l’essentiel. Le travail manuel était moins cher que de résoudre certains problèmes avec la technologie.
Mais ce n’est plus vrai, une photo numérique contient plus d’informations qu’un an de relevés bancaires, le stockage en nuage peut stocker une valeur de vie pour un coût nominal.
Une meilleure façon
Lorsque nous avons fondé Soldo, nous avions une vision d’une « banque » qui pourrait être le partenaire idéal pour les entreprises, et nous avons identifié deux domaines essentiels pour le faire fonctionner :
- Avant le paiement : en créant un compte plus adapté aux besoins de l’entreprise.
- Après le paiement : en permettant de saisir les informations nécessaires pour rationaliser la transformation des paiements en dépenses au point d’achat.
Avant le paiement :
En examinant la façon dont les entreprises fonctionnent, nous avons identifié un besoin croissant de permettre à plusieurs personnes ou départements de dépenser l’argent de l’entreprise. Dans la plupart des cas, il aide le personnel à faire son travail efficacement et avec la rapidité nécessaire aujourd’hui.
Avoir une seule banque courante fournit généralement — crée un manque de souplesse pour déléguer les dépenses à toutes les parties impliquées dans les décisions d’affaires. C’est parce que le partage de l’accès au compte bancaire de l’entreprise et à l’argent qu’il contient est risqué. Il en résulte une centralisation de toutes les décisions de paiement.
Les solutions de rechange (cartes d’entreprise, avances en espèces, procédures de remboursement) exigent beaucoup de travail sont coûteuses et ne sont pas en mesure de faire des contrôles en temps réel et automatique.
Nous avons donc compris que nous pouvions faire mieux que les banques existantes et développé le compte multi-utilisateurs en :
- Créer un compte bancaire qui pourrait être divisé en autant de sous-comptes que l’entreprise l’exige, chacun lié à une ou plusieurs cartes pour les employés, les entrepreneurs ou les ministères.
- Fournir un ensemble complet de contrôles préventifs spécifiques pour gérer l’autorisation de dépenser de l’argent pour l’entreprise — minimiser l’exposition de l’entreprise aux trop-payés et à la fraude, etc.
Après paiement, nous avons pu optimiser les processus administratifs en :
- Veiller à ce que chaque transaction soit enrichie avec les informations contextuelles nécessaires pour que le paiement puisse être transformé en dépense aussi automatiquement que possible.
- Permettre une intégration transparente aux autres systèmes informatiques utilisés dans l’entreprise.
Nous avons reconnu que nous devions faire PLUS que les banques en élargissant l’accomplissement de tâches que les banques considèrent hors de leur champ d’application. Pour l’instant, nous avons décidé de nous concentrer sur les paiements de voyages d’affaires, les dépenses en ligne et les achats de carburant, mais nous envisageons d’étendre le soutien à tous les paiements de l’entreprise.
Ce que nous constatons lorsque nous engageons avec des clients potentiels, c’est un niveau incroyable d’inefficacité réparti entre différentes fonctions. Mais ce qui est le plus frappant, c’est que ces inefficacités sont souvent considérées comme inévitables en raison des faibles attentes des entreprises quant à ce que le système bancaire peut faire pour elles.
Nous croyons que les entreprises exigeront bientôt davantage et rechercheront activement des joueurs capables de répondre à leurs besoins en efficience et en efficacité. Il existe des solutions pour améliorer radicalement la façon dont les dépenses sont gérées, il est temps pour les entreprises d’ouvrir leur esprit à cette innovation.
