Certitude des coûts — Guide de l’expansion immobilière à l’intention des propriétaires d’une PME

Phil Sugden, directeur chez le fournisseur de solutions d’espace de travail flexibles, Portal Group, explique comment les PME en croissance rapide peuvent alléger les importantes obligations de capital encourues lors de la délocalisation de bureaux.

Pour les petites et les grandes entreprises, un déménagement de bureau peut s’avérer un processus incroyablement décourageant et fastidieux.

Le début d’une nouvelle année offre aux entreprises une occasion cruciale d’attirer de nouveaux talents. Le mois de janvier est non seulement une période de pointe pour les futurs employés pour commencer à chercher leur prochain déménagement de carrière, mais aussi un moment clé pour les PME en croissance pour envisager de déménager leurs espaces de travail dans de plus grands locaux en raison de la croissance [i].

Toutefois, l’incertitude des conditions actuelles du marché, et bien sûr le Brexit, signifie que les PME basées au Royaume-Uni doivent désormais adapter leurs opérations pour devenir plus flexibles que jamais auparavant.

Les conditions fixes et les longues durées de location associées au modèle de crédit-bail conventionnel peuvent présenter des défis importants pour les petites entreprises qui connaissent une croissance rapide.

Bien que la croissance soit l’une des caractéristiques les plus estimées de toute organisation prospère, les recherches ont montré que 78 % des PME retardent réellement le déménagement de bureaux en raison du stress associé à l’acquisition de biens immobiliers [ii].

Malgré cela, l’expansion immobilière est une phase fondamentale pour les PME. Le déménagement dans des locaux plus vastes permet aux entreprises de répondre à des demandes fluctuantes, tout en facilitant l’introduction d’une main-d’œuvre plus importante.

L’ acquisition de biens immobiliers est généralement considérée comme l’un des investissements financiers les plus coûteux qu’une petite entreprise puisse rencontrer. Dans le cadre d’un bail traditionnel, les propriétaires d’entreprise doivent tenir compte d’un éventail de dépenses différentes, y compris la gestion de l’aménagement et des installations au début d’un nouveau bail, ainsi que les délabres et les frais de sortie à la fin de leur bail actuel.

Les frais imprévisibles peuvent avoir un impact négatif sur les entreprises, forçant même les entreprises les plus établies à réévaluer leur budget. Compte tenu des divers coûts engagés tout au long du processus, les budgets prévus peuvent facilement être dépassés en raison de retards, d’omissions et de problèmes émergents de façon inattendue.

Outre le processus fastidieux d’obtention des multiples approbations formelles requises pour réviser les budgets, cela peut avoir un effet préjudiciable sur la production et la productivité.

Comparativement à d’autres secteurs de l’entreprise, l’acquisition de biens immobiliers dans le cadre de la location de bureaux traditionnelle présente une obligation de capitalisation substantielle, et le coût n’est pas toujours garanti si le projet est mal géré.

De ce fait, les PME sont aujourd’hui beaucoup moins attirées par le fardeau financier d’un long bail traditionnel, et plutôt beaucoup plus attirées par les contrats d’espace de travail contemporains qui peuvent faciliter leurs futures stratégies de croissance.

Les

petites et moyennes entreprises voient maintenant leurs besoins en locaux à bureaux comme un qui fait partie de son plan d’affaires, et donc opter pour des options de location plus souples à un prix fixe, sans frais supplémentaires.

Au Royaume-Uni aujourd’hui, la grande majorité des baux traditionnels de bureaux exigent un engagement d’une durée déterminée de 10 à 15 ans. Pour les PME qui se développent sur un marché en évolution rapide, cela peut limiter l’évolution future des affaires et les changements de la culture du travail.

Toutefois, la durée des contrats pour les options de bureaux gérés varie généralement de 3 à 5 ans. Cela permet aux entreprises qui ont besoin d’un grand nombre de postes de travail d’aligner étroitement leurs besoins en matière d’hébergement avec leurs besoins commerciaux réels, ce qui leur permet d’agrandir ou de réduire leurs effectifs selon les besoins.

La première étape du processus d’agrandissement de la propriété consiste à trouver un bâtiment et un emplacement appropriés. En vertu de la location traditionnelle de bureaux, les entreprises sont tenues de s’approvisionner par elles-mêmes les biens qu’ils ont choisis. Les offres emballées entreprendront une recherche immobilière sur mesure qui s’harmonise étroitement avec les exigences de l’entreprise, en plus de gérer l’ensemble de la gestion du projet, qui sera combinée en un seul coût.

Une fois qu’un bien approprié a été sélectionné, les termes du contrat peuvent être négociés. Il s’agit d’un moment crucial pour les PME de réfléchir à leur stratégie de croissance et de prévoir méticuleusement l’évolution de leurs besoins immobiliers au cours de la période donnée.

Une fois les négociations terminées, les PME délocalisant dans le cadre du bail traditionnel devraient entamer le processus de délocalisation de leur infrastructure informatique et de téléphonie. Il s’agit là d’un élément essentiel du processus de relocalisation et de l’une des principales causes de réduction de la productivité si elle n’est pas gérée correctement. Les modèles de bureaux managés intègrent le déménagement informatique dans le projet, réduisant ainsi les interruptions d’activité et les temps d’arrêt.

L’ une des dernières étapes du processus d’extension consiste à aménager le nouvel espace de travail. Les PME devraient examiner attentivement le temps, les ressources et les coûts associés à la conception et à l’image de marque de leur nouveau bureau. Si vous optez pour un bail conventionnel, celui-ci devra être externalisé, en plus de s’approvisionner en mobilier et de gérer les services publics, ce qui peut entraîner des dépenses supplémentaires substantielles

Les entreprises sont également très limitées quant à la façon dont elles peuvent utiliser leur espace de bureau pour refléter leur culture de marque et d’organisation. Avec des modèles de bureaux gérés flexibles, la conception des bureaux est déterminée par l’occupant et non par le fournisseur, et peut être adaptée aux exigences de l’entreprise.

En vertu de la location traditionnelle de bureaux, la possibilité que les PME aient besoin d’agrandir, de réduire, de réaffecter ou de réaffecter leur main-d’œuvre peut s’avérer extrêmement coûteuse et totalement impraticable. Inversement, opter pour une approche de bureau géré permettra d’établir le prix des contrats par poste de travail sans dépenses en capital ni risque.

Grâce à des systèmes simples et rationalisés et à des termes structurés issus d’options de bureau managé, les propriétaires d’entreprise peuvent investir leur temps, leurs efforts et leurs et non les briques et le mortier.

Autrement dit, l’essor des entreprises qui optent pour des options de bureau flexibles leur permet non seulement d’accéder à tous les équipements dont elles ont besoin à un prix fixe, mais aussi d’éliminer les risques et de travailler dans un modèle financier flexible qui favorise leur propre croissance et culture uniques.

Pour plus d’informations, visitez www.portalgroup.uk.com.

[ i] https://www.monster.com/career-advice/article/job-search-recruitment-cycles

[ ii] https://www.premierworkplaceservices.co.uk/knowledge-centre-articles/7-things-to-consider-when-relocating-a-company-office/

Gaston Alexandre

En tant que travailleur indépendant, j’ai décidé de me lancer dans la rédaction d’articles basée sur le buzz international. Je traite ainsi différents sujets, et particulièrement ceux qui ont suscité un énorme engouement dans la société mondiale. J’écris ainsi des articles concernant les thématiques à fort caractère, c’est-à-dire qui créent un véritable impact émotionnel chez le lecteur. Le nombre d’articles que j’écris est variable au quotidien. L’objectif étant de fournir le maximum d’informations pertinentes du jour, vous pouvez alors découvrir de nombreuses publications d’une douzaine de lignes par article.
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