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31 mars, l’obligation de facturation électronique pour les fournisseurs gouvernementaux est entrée en vigueur. Voici 5 choses à garder à l’esprit.
Nous en parlons depuis longtemps et ce n’est obligatoire que depuis hier, mais la facturation électronique reste un mystère pour beaucoup. Voici une petite liste des 5 choses que vous devez absolument savoir pour facturer le gouvernement.
1. Certains établissements sont tenus de ne recevoir que des factures électroniques.
De nombreux sujets sont obligés de recevoir exclusivement des factures électroniques et, pour plus de commodité, ont été regroupés en trois classes :
- administrations d’État
- sujets indiqués à des fins statistiques dans la liste publiée chaque année au Journal officiel par Istat, et les autorités indépendantes
- administrations autonomes.
Depuis le 31 mars, toutes les administrations précédemment exemptées ont été impliquées. Pour en savoir plus, lisez notre article consacré au domaine subjectif de la facturation électronique pour PA.
2. Utiliser le système d’échange Sdi
La facture électronique doit être transmise via le système d’échange Sdi, une base de données à l’échelle nationale à partir de laquelle toutes les factures sont transférées et gérées. Vous devez utiliser un document informatique au format XML structuré, signé avec une signature électronique qualifiée ou numérique, contenant :
- informations obligatoires pour l’émission de la facture
- informations fiscales
- données fonctionnelles pour la gestion intégrée du cycle de facturation actif et passif, identifiées par les institutions.
3. Évitez de répéter
Le système d’échange Sdi est calibré de sorte qu’après la première expédition, tous les autres sont automatiquement éliminés. Malgré cela, près d’un projet de loi sur deux arrivé à des organismes publics au cours des 9 derniers mois est un produit en double avec une expédition répétée.
4. Effectuez toutes les factures
Les irrégularités identifiées par le système d’échange Sdi sont principalement de 2 :
- le système central peut ne pas reconnaître le certificat d’autorisation pour émettre la facture
- le système central peut localiser un chemin non conforme.
Veillez donc à remplir l’intégralité de la facture sans négliger les champs et à la lire plusieurs fois avant de l’envoyer, afin de vous assurer qu’il n’y a pas de fautes de frappe.
5. Gardez un œil sur les codes
Les administrations concernées ont communiqué à leurs fournisseurs leur plaque d’identification système : veillez à ne pas saisir de codes irréguliers ou non reconnus, en gardant un œil sur le code de bureau auquel envoyer la facture.
Maintenant que l’envoi de factures électroniques à l’administration publique n’a pas d’une véritable révolution. En fait, on estime que 50 millions de documents envoyés chaque année, pour 2 millions d’activités et d’entreprises impliquées dans le cadre de 50 000 entrées publiques.
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