Nicky Tozer, vice-président de la région EMEA, Oracle NetSuite
Pour de nombreuses équipes financières, la période de clôture financière redoutée signifie de longues journées, des tâches fastidieuses et des processus fastidieux. Ne vous trompez pas : des tâches telles que le rapprochement des comptes, les écritures de journal et les rapports financiers sont indispensables pour obtenir une image précise des performances de l’entreprise et assurer la conformité. Mais y a-t-il une façon plus intelligente d’y arriver ?
Il semblerait que les équipes financières abordent le sujet de différentes manières. Selon l’enquête sur les benchmarks Open de l’APQC, en ce qui concerne le temps passé à la clôture financière, il y a un écart considérable entre les meilleurs et les plus bas. Sur les 2 300 répondants interrogés, les 25 % les plus bas ont nécessité 10 jours civils ou plus entre l’exécution de la balance de essai et la présentation des états financiers consolidés.
Une période de clôture financière plus courte entraîne plusieurs avantages. Pour les cadres supérieurs, cela signifie un accès plus rapide aux données importantes, ce qui conduit à une prise de décision plus éclairée. Pour les directeurs financiers et les équipes financières, cela signifie plus de temps pour se concentrer sur des fonctions plus à valeur ajoutée telles que l’analyse et l’analyse. Par exemple, en examinant les données et en fournissant des informations pour la mise à l’échelle des opérations à la hausse ou à la baisse en réponse à la demande de flux de trésorerie ou à l’évolution des conditions du marché, ou comment réaffecter les ressources afin de tirer parti d’une opportunité émergente.
Alors, quel est le secret d’une clôture financière rapide et précise ? Les équipes financières avisés se tournent de plus en plus vers la comptabilité continue pour gagner du temps et fournir des informations plus opportunes à l’entreprise. La comptabilité continue implique une répartition progressive des activités de clôture financière tout au long de la période visée par le rapport. Des tâches telles que les rapprochements sont intégrées dans les activités quotidiennes tout au long du mois ou du trimestre, ce qui permet d’éliminer la demande de dernière minute. Cela signifie également un accès plus rapide à des renseignements financiers à jour, ce qui permet à l’ensemble de l’entreprise d’être mieux informée.
Avec ces avantages à l’esprit, la question se pose : pourquoi toutes les entreprises n’adoptent pas déjà la comptabilité continue ? Plusieurs conditions sont requises pour que les entreprises puissent espérer démarrer. Pour commencer, la comptabilité continue ne fonctionnera pas si différents systèmes ne sont pas synchronisés. Si les dossiers financiers d’une entreprise ne parlent pas de ses dossiers informatiques, ou si une équipe travaille à partir de feuilles de calcul déconnectées, elle aura du mal à effectuer une comptabilité à l’utilisation.
De nombreuses entreprises qui réalisent avec succès la comptabilité continue s’appuient sur un système de planification des ressources financières et ERP (Enterprise Resource Planning) moderne basé sur le cloud. Ces systèmes assurent une vue d’ensemble intégrée et standardisée des différentes fonctions. Les utilisateurs ont accès à un grand livre général commun, à un plan comptable commun, ainsi qu’à une seule version de données pour les stocks, la paie, les commandes client et les clients. Cela offre aux entreprises l’intégrité et la standardisation des données qui sont essentielles à la comptabilité continue.
Les systèmes ERP offrent également la possibilité attrayante d’automatiser certaines fonctions. Les tâches telles que les écritures de pièces, les rapprochements de comptes et l’analyse des écarts peuvent être effectuées progressivement par le système tout au long de la période de reporting. Cela se traduit par d’autres économies de temps et des délais de clôture financière encore plus courts.
Un autre avantage est la capacité de déléguer plus efficacement les tâches à l’aide de la fonctionnalité de planification des ressources du système. Comme tout le monde est connecté au système, il est possible d’assigner des tâches à l’échelle de l’équipe tout au long de la période visée par le rapport. Ceci est facilement géré grâce à une vue d’ensemble transparente de l’attribution des tâches et de l’avancement des tâches. Par exemple, une clôture financière typique pourrait durer 5 jours et comprendre 25 processus. Dans ce cas, 5 tâches pourraient être assignées par jour. Les gestionnaires peuvent continuer à vérifier auprès du système pour vérifier quelles tâches ont déjà été accomplies et celles qui restent en suspens. Avec cela, le temps où les gestionnaires et le personnel donnent aux directeurs financiers les réponses qu’ils pensent vouloir entendre sont révolus. De plus, le directeur financier sait qui est sur la cible, où et comment. Le DPF a également la capacité d’exécuter des ICP au cours du processus de clôture en identifiant les personnes ou les lieux qui n’accomplissent pas leurs tâches à temps et de réaffecter les ressources de façon appropriée.
De plus en plus d’entreprises réalisent les avantages de la comptabilité continue. En plus des économies de temps elles-mêmes, les entreprises constatent qu’elles sont en mesure d’accéder à des renseignements financiers plus récents. Cela aide l’ensemble de l’entreprise à prendre des décisions plus éclairées basées sur des données en temps réel. Et pour ceux qui ont déjà fait le passage aux systèmes ERP connectés, le chemin vers la comptabilité continue sera simple et simple.
