Par Paul Ravey, gestionnaire à Access Records Management
Les
opérations quotidiennes d’une entreprise génèrent de nombreux dossiers qui nécessitent une gestion soigneuse. La maintenance et la conservation correctes de ces dossiers peuvent être un processus compliqué : les entreprises doivent tenir compte de leurs propres exigences organisationnelles et veiller à ce qu’elles fonctionnent conformément à la loi.
Les dossiers financiers constituent la majeure partie des dossiers et documents importants de la plupart des organisations. Il est essentiel que ces dossiers soient stockés en toute sécurité, tout en étant facilement accessibles. Cela permet aux décideurs clés d’obtenir l’information dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. La conservation correcte des dossiers garantit également que les documents sont conservés conformément aux exigences réglementaires, ce qui aide les entreprises à éviter les conséquences potentiellement coûteuses de la non-conformité.
Bien sûr, les dossiers financiers sont classés dans différentes catégories, chacune comportant des règlements spécifiques à prendre en considération. En ce qui concerne les périodes de conservation, voici quelques-unes des règles les plus importantes que vous et votre entreprise devez garder à l’esprit.
Documents comptables
Des exemples d’enregistrements comptables comprennent les factures, les reçus, les salaires des employés, les achats, les dépenses, les relevés de TVA et les déclarations de revenus. Et toute documentation justificative ou toute information pertinente doit également être conservée. Qu’ils soient numériques ou physiques, ils sont soumis à la loi de 2006 sur les sociétés et à la loi de 1994 sur la TVA.
Selon ces statuts, les organisations privées doivent conserver leurs registres comptables pendant au moins trois ans, tandis que les entreprises publiques doivent conserver ces données pendant au moins six ans. En tout état de cause, nous recommandons de créer une politique de conservation des documents qui conserve les données pendant six ans, même si elles ne relèvent pas d’une période légale.
Les documents doivent être conservés à un siège social ou à un autre endroit déterminé par les administrateurs de l’entreprise. Les options incluent un cabinet comptable, un bureau satellite ou une installation de gestion des documents. Les dirigeants de la compagnie, en plus de tout autre accès autorisé, doivent être en mesure d’inspecter ces dossiers. Et, si vous avez besoin de convertir des enregistrements physiques au format numérique, assurez-vous que toutes les informations sont transférées avec précision.
Registres fiscaux
La loi sur la gestion des impôts impose la conformité juridique pour tous les dossiers fiscaux. Tous les documents relatifs aux impôts, à l’argent reçu ou dépensé à titre d’entreprise doivent être conservés pendant cinq ans à compter de la dernière date à laquelle la déclaration de revenus pertinente a été produite.
Ces documents peuvent inclure des factures payées, des reçus de carte de crédit, des reçus pour des opérations en espèces, des relevés bancaires, des chèques, etc. Tout comme les registres comptables, ils devraient également être conservés dans un siège social ou un autre endroit.
Registres d’assurance
Dans la plupart des cas, les dossiers d’assurance peuvent avoir une politique de conservation plus courte que les registres comptables ou fiscaux. et la correspondance de réclamation doit être conservée pendant trois ans après l’expiration, conformément à la loi de 1998 sur la protection des données.
Toutefois, les compagnies d’assurance doivent assumer des responsabilités juridiques différentes. Selon la loi de 1980 sur la limitation, les contrats commerciaux et les contrats tels que les anciennes polices clients doivent être conservés pendant six ans, sinon des pénalités financières pourraient être infligées.
Registres des salaires et du personnel
Cette catégorie d’enregistrements peut inclure de nombreux types d’enregistrements qui se chevauchent avec les types ci-dessus. Suivez attentivement le Employment Rights Act 1996 en plus des lois susmentionnées afin de déterminer la politique de conservation des dossiers de votre organisation.
Les
dossiers du personnel peuvent comprendre l’impôt sur le revenu, les détails de la paye, le rôle de paie, les cotisations d’assurance nationale, les sommaires annuels des gains, les formulaires de demande, les renseignements sur les congés fériés, les dossiers médicaux, les comptes de dépenses, les détails des heures supplémentaires et plus encore. Celles-ci sont susceptibles de varier d’une entreprise à l’autre.
Les registres salariaux doivent être conservés pendant six ans conformément à la loi de 1998 sur la protection des données. La loi exige également que tous les autres dossiers personnels confidentiels soient conservés pendant sept ans après la fin de l’emploi de la personne.
Les conséquences d’une mauvaise gestion des dossiers
Lagestion correcte des enregistrements, tout en assurant la conformité légale, peut s’avérer une tâche ardue pour tout administrateur. Mais le respect de la loi et la rétention adéquate peuvent empêcher une organisation de recevoir des sanctions pouvant atteindre un demi-million de livres et aider les organisations à éviter des scandales comme le fameux fiasco financier d’Enron. L’environnement réglementaire financier ne fait que se durcir, avec des sanctions de plus en plus sévères en cas de non-conformité. Il est essentiel de rester au courant de ces règlements, même si vous ne diriez pas une grande entreprise.
Une politique de conservation des documents devrait également inclure une stratégie d’archivage et de destruction. Une fois le délai prévu par la loi, les entreprises ne sont plus tenues de conserver ces documents, mais peuvent choisir de les conserver ou de les archiver dans le cadre d’une politique interne. Si ce n’est pas le cas, un service de gestion des documents peut aider à une élimination appropriée qui n’expose aucune information privée et confidentielle.
En raison du temps et des efforts nécessaires pour suivre les meilleures pratiques, il peut souvent être plus efficace de travailler avec une société de gestion des documents. Cela libère des ressources internes pour d’autres projets ou tâches axées sur la croissance. L’externalisation de vos exigences en matière de gestion des enregistrements contribuera à réduire la charge pesant sur votre équipe, à protéger les données de votre entreprise et à préserver sa réputation.
