Vous
n’avez pas de compte Google et souhaitez collaborer sur des documents G Suite ? Eh bien, nous avons de bonnes nouvelles pour vous. Google propose une fonctionnalité qui permettrait aux utilisateurs de Google de partager des documents et de collaborer avec des personnes qui ne sont pas abonnés à G Suite et qui n’ont pas de compte Google.
Les utilisateurs de G suite pourront désormais envoyer des documents à des personnes n’ayant pas de compte Google.
Les utilisateurs de la réception recevront un code PIN envoyé par les utilisateurs de G Suite, qui sera ensuite utilisé pour accéder au document. Après avoir obtenu l’accès via le code PIN, les utilisateurs peuvent afficher, commenter, suggérer des modifications ou simplement modifier le document. La confidentialité du document est définie en fonction du choix de l’utilisateur.
La suite G donne la liberté à l’administrateur de la suite de définir la confidentialité en conséquence. La fonctionnalité est disponible sur Google Docs, Sheets, Slides, My Maps et d’autres éléments stockés sur le lecteur. Dès que l’utilisateur partage le dossier, le contenu du dossier est partagé. Pour personnaliser les paramètres de chaque domaine ou service, l’utilisateur peut créer une unité organisationnelle et déplacer les utilisateurs vers cette unité. Le billet de blog de Google dit :
« Si les propriétaires de fichiers se déplacent vers des unités organisationnelles différentes ou si la propriété des fichiers est transférés à une autre unité d’organisation, les autorisations de partage du fichier sont remplacées par celles de la nouvelle unité d’organisation. Les utilisateurs ne peuvent jamais partager des fichiers qu’ils ne possèdent pas au-delà de ce qui est autorisé pour les propriétaires de fichiers. Cela est vrai même si les utilisateurs se trouvent dans des unités organisationnelles avec des paramètres de partage plus permissifs ».
Les éditions G Suite Enterprise, Enterprise for Education, Drive Enterprise, Business, Education et Nonprofit disposent d’une fonctionnalité qui permet à l’utilisateur de restreindre le partage des fichiers en dehors des domaines de la liste blanche. Cette fonctionnalité permet à une organisation de conserver facilement ses fichiers intacts en empêchant ses utilisateurs de partager des fichiers ou des documents en dehors de l’organisation en dehors des domaines G Suite.
Il existe une autre fonctionnalité qui « contrôle les fichiers stockés sur les Drive d’équipe ». L’utilisateur peut définir des rôles pour s’assurer que seules quelques personnes peuvent déplacer des fichiers et des dossiers en dehors des domaines de l’organisation dans quelles conditions. Les trois conditions mentionnées dans le billet de blog sont les suivantes :
- Déplacement du contenu d’un Drive d’équipe de votre organisation vers un Drive d’équipe appartenant à une autre organisation
- Déplacement du contenu d’un Drive d’équipe de votre organisation vers le Mon Drive d’un utilisateur d’une autre organisation
- Déplacement du contenu du My Drive d’un utilisateur de votre organisation vers un Drive d’équipe appartenant à une autre organisation.
Pour modifier les paramètres de confidentialité, les utilisateurs doivent se connecter à partir de leur compte d’administration et non de leur compte Gmail habituel. Une fois qu’ils se connectent à partir du compte administrateur, ils peuvent configurer des autorisations de partage. Cette fonctionnalité est actuellement disponible dans le programme bêta. Pour collaborer avec des non-membres de G Suite, l’utilisateur doit s’inscrire à ni formulaire, et sélectionne le domaine autre que G Suite avec lequel elles souhaitent collaborer.
G suite a tenté de concurrencer Office 365 en raison de ses fonctionnalités puissantes par rapport à G Suite. Les petites entreprises migrent vers Office 365 en raison de sa facilité d’accès et de ses fonctionnalités flexibles et de sa compatibilité avec des applications telles que QuickBooks basés sur le cloud, etc. par rapport aux autres produits alternatifs.
Google fait probablement de son mieux pour concurrencer Microsoft Office 365 qui a sans aucun doute été la suite la plus appréciée par plus d’un million d’utilisateurs. Par conséquent, Google a également proposé une mise à jour qui permet aux utilisateurs de Google Suite de commenter des fichiers Office, des PDF et des images sans avoir à les convertir sur Google. Google ne sera peut-être pas en mesure de concurrencer Microsoft même après cela, mais cela peut faciliter la tâche de nombreux utilisateurs qui utilisent déjà Google Suite.
Voyons comment les deux concurrents tournent après cette mise à jour. Faites-le nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.
