L’
Par Deborah Saunby, directrice des ventes et du marketing chez Selenity
Il peut être surprenant d’entendre, mais de nombreuses organisations dépendent toujours de l’impression, de l’affichage et du classement manuel des documents papier. En fait, chaque année, le Royaume-Uni remet 11,2 milliards de recettes papier pour un coût de 32 millions de livres sterling. Au niveau le plus élémentaire, le stockage d’informations papier est à la fois coûteux et inefficace.
Deborah Saunby
Le défi de débarrasser les organisations des charges administratives telles que le traitement des reçus papier va de pair avec les processus de numérisation et l’introduction de nouvelles technologies. À ce jour, nous avons déjà vu les équipes financières faire de bons progrès en rationalisant et en automatisant les processus tels que les comptes fournisseurs et le traitement des factures. Par exemple, les technologies basées sur l’intelligence artificielle (IA) sont déjà en mesure de reconnaître les informations importantes contenues dans les documents : les numéros de facture ou de bon de commande, le coût total de la facture, le bénéficiaire, la date et si la facture est à temps ou en retard. Cela va certainement se poursuivre et de plus en plus d’équipes financières cherchent comment libérer du temps consacré à des activités répétitives. La gestion des dépenses salariales est mûre pour ce type de transformation, car il faut consacrer beaucoup de temps au traitement des remboursements, alors que la valeur réelle pour les comptables et les professionnels des finances réside dans la gestion des vérifications des politiques et l’interprétation des données.
Numérisation des processus
Il y a de plus en plus d’évolution vers les systèmes numériques et, dans quelques mois, Making Tax Digital (MTD) de HMRC entrera en vigueur — mettant fin à la déclaration de revenus traditionnelle et obligeant les organisations à soumettre des déclarations de revenus numériques à l’aide d’un logiciel compatible MTD. L’introduction de la MTD contribuera également à rendre le protocole financier plus sûr et plus fiable. À la lumière des derniers résultats d’un sondage YouGov le mois dernier, les décideurs supérieurs des finances et de la comptabilité ont admis qu’ils n’étaient pas les meilleurs pour conserver les reçus et 65 % ont avoué les perdre dans le passé. La numérisation de ces processus au sein de la finance permettra d’éviter la perte de reçus et d’améliorer l’efficacité grâce à la sauvegarde automatique de ces données en ligne pour un accès ultérieur. Ce n’est pas le seul type de numérisation que nous voyons quand il s’agit de traduire le papier en format numérique. L’utilisation de la technologie basée sur l’IA transforme de plus en plus la façon dont les données sont collectées et analysées. Par exemple, la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) permet de convertir du texte tapé ou manuscrit, qu’il s’agisse d’un document numérisé ou d’une photo. Essentiellement, la technologie peut aider les équipes financières et les comptables à traiter des volumes de données telles que les reçus papier et électroniques sans augmenter le nombre d’effectifs. Non seulement cela évite aux professionnels de la finance de la pénibilité du transfert manuel de l’information des reçus papier dans les rapports de dépenses, mais exploite également le L’ des moteurs IA.
À mesure que les comptables et les professionnels de la finance déposent des réclamations de dépenses, les algorithmes d’apprentissage automatique sont en mesure d’identifier les tendances et les schémas de dépenses et de déterminer les projections futures. Cela permet une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses en temps réel tout en exploitant les capacités d’apprentissage automatique afin d’accroître l’efficacité, la qualité et d’identifier de nouvelles façons de réduire les coûts. La technologie peut également être utilisée pour prévenir les réclamations frauduleuses, car les contrôles de politique peuvent être intégrés dans un logiciel de gestion des dépenses. Cela augmente également les taux de conformité à mesure que la validation des stratégies est automatisée, ce qui signifie que l’intervention de l’approbateur est minime. Des fonctionnalités telles que celle-ci sont inestimables pour les petites organisations qui ne disposent peut-être pas d’équipes financières dédiées.
Automatisation pour la prise de décision stratégique
Ce n’est un secret pour personne que de plus en plus d’équipes financières sont appelées à fournir un soutien plus stratégique à l’entreprise. Afin d’exploiter les données et d’appuyer la prise de décisions, les équipes financières doivent cesser d’effectuer des processus transactionnels tels que les vérifications et les audits. L’automatisation des tâches comptables fastidieuses et manuelles permet non seulement de libérer un temps précieux, mais aussi d’accroître l’efficacité, ce qui permet aux professionnels de la finance de se concentrer sur l’analyse. Cela est renforcé par le sondage YouGov qui a révélé que 25% des personnes travaillant dans les petites entreprises consacrent plus de 10 heures par semaine à des tâches administratives au sein du département.
Le passage à des systèmes basés sur l’IA et à des processus automatisés n’élimine pas le besoin de professionnels de la finance qualifiés. Au lieu de cela, il est nécessaire de réaliser des tâches moins répétitives de « crise de nombre » et de mettre davantage l’accent sur la capacité de gérer et d’interpréter les données. L’accès à l’information en temps réel devient un facteur clé pour de nombreux professionnels de la finance et, avec l’introduction de plus de technologies IA, nous sommes prêts à voir les processus papier diminuer. Compte tenu de la manière efficace dont la plupart des organisations sont désormais en mesure de partager l’information, il est peu logique que les équipes financières retransmettent les données entre les systèmes et que les documents de crible entre les départements. Les équipes financières du futur sont agiles, interfonctionnelles et exploitent les données pour générer de meilleures perspectives d’affaires.
Les logiciels comptables devenant plus faciles à utiliser, nous avons vu l’évolution de la technologie. Des feuilles de calcul numériques pour l’enregistrement des transactions aux systèmes qui peuvent importer des transactions, gardez une trace des recettes numériques et des taxes. Avec les commandes papier et les factures toutes sauf mortes, il existe de nombreux éléments du secteur des services financiers que l’IA peut remplacer et les reçus papier sont la prochaine étape.
