Par Alex Balcombe chez Harris Balcombe
Vols échoués. Trains annulés. Internet en panne. Puissance hors tension. Des inondations, des incendies et des actes de Dieu aux décisions politiques en passant par le piratage ou les attaques malveillantes sur votre logiciel, un incident ou un désastre d’arrêt de vos activités commerciales peut se produire à tout moment. Cela n’est souvent pas évitable du point de vue commercial, et ledit incident peut avoir un impact considérable sur votre chaîne d’approvisionnement.
Alex Balcombe chez Harris Balcombe
Bien que vous ne puissiez pas prévenir l’incident, vous pouvez prendre des mesures pour minimiser les temps d’arrêt et assurer le bon déroulement de vos opérations.
Identifier les secteurs à risque élevé
En identifiant les secteurs à haut risque, vous pouvez mettre en œuvre des stratégies d’atténuation à l’appui en cas d’incident. Par exemple, le registre foncier dispose d’un service d’indicateur des risques d’inondation qui est utile à toutes les entreprises, car il peut vous fournir un rapport spécifique des risques d’inondation en fonction de votre propriété exacte.
Si vous êtes à risque, envisagez de stocker des informations importantes et confidentielles dans des endroits élevés et d’avoir une deuxième copie de tous les renseignements confidentiels ou secrets. Si possible, déplacez vos voitures de société vers des terrains plus élevés et placez les congélateurs ou les réfrigérateurs sur les socles si vous pensez qu’ils sont à risque. Plus important encore, restez au courant. Vous ne pouvez pas prévoir la météo, mais si un avertissement météorologique est émis dans votre région, prenez les précautions nécessaires.
Partager des informations importantes
Faites un inventaire régulier de votre stock et assurez-vous que tous ceux qui ont besoin de connaître les informations pertinentes le savent, si le pire se produirait. Comme nous l’avons mentionné ci-dessus, toute information sur le produit ou l’inventaire doit être reproduite, afin d’éviter qu’elle ne soit effacée en cas d’incendie. Qu’il s’agisse d’une recette top secrète pour une sauce ou d’un mot de passe pour un document financier, vous devez toujours le conserver dans un endroit différent et fiable juste pour être sûr. Vous vous remercierez à long terme, car cela accélérera votre temps de réaction.
Protégez vos actifs numériques
À
mesure que la technologie devient de plus en plus sophistiquée, les pirates développent toujours leurs compétences pour pénétrer dans l’abondance des données personnelles et commerciales que nous détenons. Vous protéger contre le cybervol est tout aussi important que de protéger votre maison contre un cambriolage. Mettre en place un plan de prévention, consulter un spécialiste informatique et installer la sécurité réseau appropriée pour protéger vos actifs numériques.
Communication critique
Les
communications externes en cas d’interruption des activités ne peuvent être sous-estimées. Beaucoup d’entreprises se concentrent sur la récupération des systèmes et des produits, mais oublient de communiquer à leurs employés et au public ce qui se passe, parmi toutes les pressions. Désigner une personne chargée de communiquer un à la presse si vous êtes obligé de fermer ou de modifier des opérations. Il soulage la pression sur vos mains en ce moment, tout en sauvant la réputation de votre entreprise. Assurez-vous d’avoir un message cohérent sur tous les réseaux sociaux et médias pour éviter tout examen minutieux.
Former vos employés sur la prévention et la réaction
Les communications internes sont importantes et sont peut-être les plus cruciales pour un rétablissement sans heurt. Les employés doivent savoir comment réagir, qui contacter, où se trouver et tout autre élément crucial si un incident survient et qu’aucun cadre supérieur n’est là.
Il est également judicieux de former chaque année vos employés sur ce qu’ils devraient faire en cas d’incident. Tout comme vous disposez d’une procédure d’incendie appropriée, vous devriez avoir une procédure de reprise après sinistre dont tout le monde est conscient. Ce qui nous amène à…
Assurez-vous
Bien que l’assurance bâtiment couvre les coûts de tout dommage physique, elle ne couvre pas les pertes de revenus que l’entreprise aurait autrement subies si les conditions avaient été normales et si l’incident n’avait pas eu lieu. Par exemple, après la tempête St Jude a frappé la Grande-Bretagne en 2013, plus de 600 000 propriétés étaient sans électricité. Les hôtels ont dû déménager les clients et les restaurants ont dû fermer dans les zones situées au bout de la ligne d’énergie qui ont été les derniers à voir leur réseau restauré. Ces entreprises auraient dû être en mesure de réclamer une interruption d’activité auprès de leurs assureurs. Cependant, ce n’est pas toujours aussi simple…
Obtenir une équipe d’assistance spécialisée
Le processus de réclamation est long. Il comprend l’examen de la performance historique de votre entreprise et de tout ce qui aurait pu influencer votre commerce. La performance des entreprises implantées de près ou d’autres activités pertinentes sur votre marché sera également examinée. Ils examineront votre situation pour essayer de vous payer le moins possible, en travaillant avec une équipe de professionnels pour vérifier que vous avez rempli toutes les conditions de votre police.
Si vous cherchez un conseiller en sinistres de soutien spécialisé, il vous aidera tout au long du processus et reprendra des points cruciaux. Ils vous conseilleront sur la meilleure marche à suivre, vous aideront à comprendre votre situation, minimiser les pertes commerciales supplémentaires et vous assigner une équipe d’experts pour vous aider. Ils s’occuperont également de tout le travail papier pour vous, afin de vous éviter les maux de tête et de négocier avec les assureurs afin d’éviter tout retard ou conflit.
Les chaînes d’approvisionnement d’aujourd’hui sont plus dispersées que jamais, et votre chaîne d’approvisionnement ne se termine pas avec votre chaîne — elle est beaucoup plus variée. Les petites choses peuvent causer des interruptions, mais aussi de grandes choses qui sont hors de votre contrôle. Si vous prenez les mesures ci-dessus pour minimiser les temps d’arrêt et agir efficacement et de manière réactive en cas de sinistre, vos opérations commerciales se dérouleront de nouveau en un rien de temps.
